Ata é o registro da vida do condomínio, portanto deve ser o retrato fiel do que aconteceu na assembleia. Não se pode omitir na ata uma resolução assemblear sobre algo que não existe na convenção ou no regulamento interno do condomínio, muito menos deixar de registrar a fala de um condômino em protesto licito. A Assembleia Geral é o local para discussão de questões que afetam o condomínio como um todo, ou o direito individual do condômino, pois havendo divergência sobre determinado assunto, os protestos deverão constar na ata.
Isto porque, futuramente, a transcrição dos fatos poderá incentivar outros condôminos a participarem, levando-os a opinarem numa próxima oportunidade e influenciar outras pessoas. Daí, a omissão ou acréscimo de fato na ata, além de crime (Art. 299 do Código Penal), poderá prejudicar todo o processo. Mesmo em caso de ofensa pessoal, a citação em ata servirá de prova para que a parte ofendida possa processar o ofensor. Razão porque as discussões devem ser impessoais e sobre fatos e não pessoas.
O síndico deve incentivar a participação dos condôminos nas assembleias, onde é o local ideal para discutir os assuntos que afetam a comunidade condominial, dando oportunidade para que todos dêem sugestões, além de novas ideias. Sabemos que muitos condôminos gostam de reclamar de forma intolerante, mas não vão as assembleias para junto com os demais buscar soluções conjuntas.
É importante observar os dados que devem constar, a saber: hora, dia, mês, ano e local em que fora realizada a assembleia; numero de condôminos presentes (incluindo as procurações usadas), para efeito de apuração do quorum (todos devem assinar o livro de presenças); nome do presidente e do secretário da mesa de trabalho; a transcrição da convocação e sua pauta (ordem do dia); as decisões tomadas, as votações realizadas e seus resultados, devendo constar os assuntos discutidos; a hora do início e a do término da assembleia. Quanto à assinatura, dependerá. Se a ata for elaborada logo após seus término, todos os presentes devem assinar; caso seja redigida posteriormente, devem assinar somente o presidente e o secretário.
A redação deve ser clara, não podendo ter rasura e nem espaço em branco. As atas das Assembleias Gerais Ordinárias e as Extraordinárias devem ser registradas, quando o assunto exigir, no Cartório de Títulos e Documentos, para que ganhem eficácia. É importante lembrar que oito dias após as suas realizações, deverão ser distribuídas a todos os condôminos.
Por ser o registro da vida do condomínio, as atas não podem ser manipuladas, o que além de desrespeito, caracteriza uma violência contra os demais condôminos. A falta de participação dos condôminos leva a grandes distorções nos condomínios, assim como o uso indevido de procurações ou grupos de condôminos que mantém administrações sem a preocupação de buscar prioridades, planejamento, custos e controle.
Agravava-se ainda mais quando há o fato do Fundo de Reserva ser usado para cobrir despesas ordinárias e não ser reembolsado, o que leva a se fazer chamadas extras e, pior, afasta cada vez mais os condôminos das assembleias e, consequentemente, de participação.
Lembramos ainda que quem vive em coletividade deve promover a fraternidade, a paz e harmonia, pois o condomínio deve ser um local de vida saudável e prazerosa, onde o respeito é o ato presente.
Até o próximo!